Fit fürs Studium

[Fit fürs Studium] Stress- und Zeitmanagement

Die zweite inhaltliche Einheit beschäftigte sich mit Stress- und Zeitmanagement. Um den Teilnehmern auch hier einen Überblick über ihre momentane Situation zu geben, begann auch diese Einheit mit einer Art „Bestandsaufnahme“.

In der Übung sollen die Teilnehmer sich die letzte Woche vergegenwärtigen und einen „typischen Tag“ erstellen, also von den 24 Stunden eines Tages, wie viel Zeit verbringe ich mit schlafen? Wie viel mit Pendeln? Wie viel mit arbeiten etc. Dadurch werden  die einzelnen Aktivitäten des Tages über eine Woche verteilt ins Gedächtnis gerufen und man kann einen Überblick darüber bekommen, wie viel Zeit des Tages für die tatsächlich geplanten Aktivitäten genutzt wird.

Um uns thematisch auf das Thema Stress zu fokussieren, wurden als nächstes mit Hilfe eines Brainwalks Dinge erfasst, die die Teilnehmer persönlich unter Zeitdruck setzen (und somit unter Stress). Die 3 Plakate und somit Faktoren für Zeitdruck waren:

  • äußere Faktoren
  • allgemeine Einstellungen und Verhaltensweisen
  • Fehler bei der Zeitplanung

äußere Faktorenallgemeine Einstellungen und VerhaltensweisenZeitplanung

Auf die ersten beiden Punkte wurde kurz eingegangen in der Gruppe und dann folgte ein Input dazu, wie man Fehler bei der Zeitplanung vermeidet, indem ich einige Methoden zur Zeitplanung vorstellte.
Input

Zunächst die Grundregel der Zeitplanung oder die 60/40-Regel. Diese besagt, dass von der wachen Zeit die Anteile folgendermaßen verteilt werden sollen:

  • max. 60% für geplante Aktivitäten
  • 20% für unerwartete Aktivitäten (Pufferzeiten oder nicht Planbares, Pausen)
  • 20% für spontane Aktivitäten (soziale Kontakte oder kreative Zeiten)

Zeit für Pausen und soziale Kontakte sind v.a. auf lange Sicht sinnvoll, da sonst nach einiger Zeit die Produktivität für die geplanten Aktivitäten schwindet.

Laut dem Pareto-Prinzip bringen

  • 20% der aufgewandten Zeit 80% der Ergebnisse und
  • die restlichen 20% benötigen die restlichen 80% der aufgewandten Zeit.

Deshalb lohnt es sich, sich manchmal die Frage zu stellen, ob es wirklich nötig ist, ein 100%iges Ergebnis abzuliefern, oder ob v.a. bei zeitlichen Engpässen die ersparte Zeit besser für andere (wichtigere) Aktivitäten nutzbar ist.

Nach dem Eisenhower-Prinzip findet die Priorisierung von Aufgaben (oder Aktivitäten) durch Kategorisierung in zwei Dimensionen statt: ihrer Wichtigkeit und ihrer zeitlichen Dringlichkeit. Daraus werden 4 Aufgabentypen abgeleitet: Aufgaben erster, zweiter und dritter Priorität und sogenannte Papierkorbaufgaben.

  1. Priorität: Sowohl Wichtigkeit als auch Dringlichkeit sind hoch (z.B. Abgabetermine, belastende Streits).
    Aufgaben dieser Priorität sollten schnellstmöglich, ohne Unterbrechungen und durch die betreffende Person selbst ausgeführt werden. 
  2. Priorität: Die Wichtigkeit ist hoch, die Dringlichkeit aber nicht (z.B. persönliche Ziele).
    Aufgaben dieser Priorität sollten „terminiert“ werden, d.h. man muss sich selbst Termine setzen für diese Aufgaben, um sie rechtzeitig zu planen.
  3. Priorität: Die Wichtigkeit ist niedrig, die Dringlichkeit ist hoch (z.B. Störungen, Telefonate).
    Diese Art von Aufgaben sollten reduziert, eliminiert oder delegiert werden.
  4. Priorität oder Papierkorbaufgaben: Sowohl Wichtigkeit als auch Dringlichkeit sind niedrig (z.B. Smalltalk, Facebook).
    Diese Aufgaben gehören – wie ihr Name suggeriert – in den Papierkorb und sollten nicht unnötig Zeit beanspruchen.

Zu guter Letzt sollte der Biorhythmus bei der Zeitplanung berücksichtigt werden bzw. die Leistungskurve über den Tag. So sollten die wichtigen Aktivitäten in den leistungsstärkeren Perioden des Tages in Angriff genommen werden und in den Leistungstiefs (z.B. dem „Mittagsloch“) weniger wichtige oder konzentrationserfordernde Aktivitäten erledigt werden.

Nachdem nun einige Methoden und Tipps zur Zeitplanung gegeben wurden, fand zum Abschluss dieser Einheit eine Übung statt.

Übung: Kraftgeber, Kraftnehmer
In dieser Übung geht es darum, dass man sich vergegenwärtigt, aus welchen Aktivitäten die Teilnehmer Kraft schöpfen (Kraftgeber) und welche sie Kraft kosten (Kraftnehmer). Die Teilnehmer schreiben Kraftgeber und Kraftnehmer auf Moderationskarten, die anschließend an der Pinnwand gesammelt werden.

Kraftgeber - Kraftnehmer

Es ist wichtig, dass Kraftnehmer und Kraftgeber ausgeglichen sind, damit man genug Kraft für den Alltag hat. Deswegen sollte man darauf achten, Kraftnehmer ggf. zu vermeiden und dafür aktiv Kraftgeber einzuplanen.

 

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